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ETDs—Review, Decide, and Deliver

Reviewing an ETD
Registering your decision
Revisions and changes
Delivery to ProQuest

Reviewing an ETD

With a list displayed, click the title of the ETD you want to review. A page displays showing details for that ETD, along with a menu of actions and options titled Manage this ETD.

View ETD details

Assign administrator

Select an administrator to review the ETD.

Add notes

Enter any information that may be important for anyone—including yourself or other administrators—to see during the submission and publishing process.

Edit tags

Create new tags for, or associate existing tags with this submission. Tags are useful for organizing and viewing ETDs by administrators.

Save XML file

Save a copy of the dissertation and thesis metadata (student name, title, subjects, etc.) in an XML file.

View checklist

Complete each item in the checklist to ensure your institution's requirements are met.

Registering your decision

Register decision


After reviewing the ETD details and completing the checklist, you can register your decision about what happens next. Click the Register decision link.
  1.     Select your decision from the drop-down.
  1.     Click Go to fill in a default email message for the decision you select.
  2.     Choose who you want the message to go to.
  3.     Edit the email message as desired, including any necessary revisions you want the student to make to their submission. Click Reset to Default to start over.
  4.     If needed, click Add Attachment to send a file with your message.
  5.     Click Register Decision to complete your decision.

Withdraw this submission

Withdraw permanently removes a submission. This is rarely used by administrators, however, you may decide to select Withdraw to remove a duplicate submission.

View decisions

You can view a list of all decisions made about this ETD, including these details:

Revisions and changes

Revise details

Use this page to make changes to the submission.

Revise PDF

You can replace the PDF for this ETD. If you need to create a new PDF, click the convert your manuscript to PDF link.

Revise supplemental files

You can replace or add supplementary files (for instance, audio, video and spreadsheets files).

Revise publishing options

You can change the publishing options currently selected for this ETD.

View revision history

The View Revisions page has two sections:

View history

This table shows everything that's happened with this submission. It includes actions taken by both administrators and students.

How to make a submission revisable

ETD Administrator does not allow students to revise their submission after it has been: However, a student may want to make changes and request that their submission be made revisable.

If a submission has been manually locked by the administrator, or accepted, you can make the submission revisable.
  1. Viewing the student's ETD, go to View ETD details.
  2. On the right-hand side of the screen, there is a blue box with a checkbox labeled Locked.
  3. Deselect the Locked checkbox.
The student will now be able to revise the submission.
  1. Viewing the student's ETD, go to Register Decision.
  2. From the Select Decision drop-down menu, select Major Revisions Required or Minor revisions Required.
  3. Click the Register Decision button
The student will now be able to revise the submission.

Delivery to ProQuest

Deliver to ProQuest

After you have accepted the ETD, you can deliver it to ProQuest for publishing. If you prefer to, you can deliver a large group of ETDs simultaneously using ETD batch delivery.

FTP status

Your institution can choose to have ETDs sent and delivered to your library's FTP site at the same time the ETD is sent and delivered to ProQuest. If your institution has requested FTP delivery, you can check the FTP status to see if the thesis has been sent to your FTP site.

 

Français

ETD : réviser, décider et livrer

Révision d'un ETD
Enregistrement de votre décision
Révisions et modifications
Livraison à ProQuest

Révision d'un ETD

Avec une liste affichée, cliquez sur le titre de l'ETD que vous souhaitez réviser. Une page s'affiche, indiquant les détails de cet ETD, ainsi qu'un menu d'actions et d'options intitulé Gérer cet ETD.

Afficher les détails de l'ETD

Affecter un administrateur

Sélectionnez un administrateur pour réviser l'ETD.

Ajouter des notes

Saisissez toute information pouvant être importante pour qui que ce soit, y compris vous-même ou d'autres administrateurs, qui sera visible lors des processus de soumission et d'édition.

Éditer les balises

Créez de nouvelles balises pour cette soumission ou associez-lui des balises existantes. Les balises sont utiles aux administrateurs pour organiser et consulter les ETD.

Enregistrer en fichier XML

Enregistrez une copie des métadonnées de la thèse (nom de l'étudiant, titre, sujets, etc.) dans un fichier XML.

Afficher la liste de vérification

Complétez chaque élément dans la liste de vérification pour assurer que les exigences de votre institution sont satisfaites.

Enregistrement de votre décision

Enregistrer la décision

Après avoir révisé les détails de l'ETD et complété la liste de vérification, vous pouvez inscrire votre décision quant à la suite des événements. Cliquez sur le lien Enregistrer la décision.

  1. Sélectionnez votre décision parmi les éléments proposés par la liste déroulante.
    • Accepter : tout est en ordre et correct. La soumission est prête à être livrée à ProQuest.
    • Révisions majeures nécessaires : l'étudiant doit effectuer des modifications majeures à sa soumission. Par exemple, il manque des pages au PDF ou ce dernier inclut une feuille de signature signée.
    • Révisions mineures nécessaires : l'étudiant doit effectuer des corrections mineures à sa soumission.
  2. Cliquez sur Confirmer afin de remplir un message courriel par défaut pour la décision que vous choisissez.
  3. Choisissez le(s) destinataire(s) du message.
  4. Éditez le message courriel comme souhaité, en incluant toutes les révisions nécessaires que vous souhaitez que l'étudiant fasse quant à sa soumission. Cliquez sur Réinitialiser sur les paramètres par défaut pour recommencer.
  5. Si nécessaire, cliquez sur Ajouter une pièce jointe pour envoyer un fichier avec votre message.
  6. Cliquez sur Enregistrer la décision pour achever votre décision.

Retirer cette soumission

Retirer supprime définitivement une soumission. Ceci est rarement utilisé par les administrateurs ; toutefois, vous pouvez décider d'utiliser Retirer pour supprimer une soumission apparaissant en double.

Afficher les décisions

Vous pouvez afficher une liste de toutes les décisions prises à propos de cet ETD, y compris ces détails :

Révisions et modifications

Réviser les détails

Utilisez cette page pour effectuer des modifications à la soumission.

Réviser PDF

Vous pouvez remplacer le PDF pour cet ETD. Si vous avez besoin de créer un nouveau PDF, cliquez sur le lien pour convertir votre document en PDF.

Réviser les fichiers supplémentaires

Vous pouvez remplacer ou ajouter des fichiers supplémentaires (par exemple, des fichiers audio, vidéo et des feuilles de calcul).

Réviser les options d'édition

Vous pouvez modifier les options d'édition actuellement sélectionnées pour cet ETD.

Afficher l'historique des révisions

La page Afficher révisions présente deux sections :

Afficher l'historique

Ce tableau indique tout ce qui est arrivé à cette soumission. Cela inclut les actions prises à la fois par les administrateurs et par les étudiants.

Comment rendre une soumission révisable

L'outil ne permet pas aux étudiants de réviser leur soumission lorsqu'elle a été :

Toutefois, un étudiant peut souhaiter effectuer des modifications et demander à ce que sa soumission soit rendue révisable.

Si une soumission a été manuellement verrouillée par l'administrateur, ou acceptée, vous pouvez rendre la soumission révisable.

Si elle a été manuellement verrouillée par l'administrateur

  1. Affichage de l'ETD de l'étudiant, aller à Afficher les détails de l'ETD.
  2. Sur le côté droit de l'écran, il y a une zone bleue avec une case à cocher intitulée Verrouillée.
  3. Décochez la case Verrouillée.

L'étudiant sera à présent en mesure de réviser la soumission.

Si la soumission a été acceptée

  1. Affichage de l'ETD de l'étudiant, aller à Enregistrer la décision.
  2. À partir du menu déroulant Sélectionner une décision, sélectionnez "Révisions majeures nécessaires" ou "Révisions mineures nécessaires"
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer la décision

L'étudiant sera à présent en mesure de réviser la soumission.

Livraison à ProQuest

Livrer à ProQuest

Une fois que vous avez accepté l'ETD vous pouvez le livrer à ProQuest pour son édition. Si vous préférez, vous pouvez livrer un grand groupe d'ETD simultanément en utilisant la livraison par lot ETD.

État FTP

Votre institution peut décider de faire envoyer les ETD et les livrer sur le site FTP de votre bibliothèque au même moment que l'ETD est envoyé et livré à ProQuest. Si votre institution a demandé la livraison FTP, vous pouvez contrôler l'état du FTP pour voir si la(les) thèse(s) a(ont) été envoyée(s) sur votre site FTP.